Anschaffung von Systemen, insbesondere ERP-Software: Die obigen Punkte können nur einen ersten Anhaltspunkt geben. Die Erfahrung von Softwareberatern hat aber gezeigt, dass mittelständischen Unternehmen bei der Anschaffung einer Software gerade die eigene Strategie und die Formulierung von konkreten Nutzen der Software vernachlässigen und meist nur auf die Funktionalität der Software achten.
Nach branchenübergreifenden Untersuchungen wechseln mittelständische Betriebe durchschnittlich alle 7-8 Jahre auf ein neues Softwaresystem um. Die Gründe hierfür sind vielfältig. Es kann sein, dass das bisher verwendete System nicht mehr gepflegt wird, neue Anforderungen an das Unternehmen mit der alten Software nicht mehr erfüllt werden können oder in der Folge eines Zusammenschlusses ein gemeinsames System gefunden werden soll.
Je größer ein Unternehmen ist und je spezieller seine Produkte sind, desto eher wird man darauf achten, dass die Software auf die eigenen Bedürfnisse zugeschnitten ist. Dabei muss es sich nicht notwendigerweise um Individualsoftware, die komplett für das Unternehmen programmiert wurde, handeln. Dies wird schon aus Kostengründen in vielen Fällen nicht in Frage kommen. Mittlerweile gibt es aber auch viele Produkte, die zahlreiche Funktionalitäten als Standard abbilden, die noch vor wenigen Jahren nur als Individualprogrammierng zu erhalten gewesen wären. Aus Gründen der besseren Wartung und Betriebssicherheit sollte man nach Möglichkeit auf ein Standardprodukt setzen und dieses gegebenenfalls an eigene Bedürfnisse anpassen lassen.
Nachfolgend möchten wir Ihnen eine Liste aufzeigen, welche Ihnen bei der Anschaffung eines neuen Systems helfen kann. Nach unseren Erfahrungen ist es aber insbesondere dann, wenn die Geschäftsleitung nicht hinreichende Fachkunde in der IT-Branche besitzt, sehr ratsam, die Hilfe eines unabhängigen Softwarevertriebes/Beraters in Anspruch zu nehmen. Diese werden einzelne Punkte der Liste und weitere Entscheidungshilfen mit dem Unternehmer besprechen und dann die technisch beste und günstigste Lösung gemeinsam erarbeiten.
Überlegungen für den eigenen Betrieb
Wahl des Softwarehauses / -Consultant
Auswahl der Software / Projektauftrag
Auf diese Weise wird leider die Möglichkeit verschenkt, späteren Erfolg des Einsatzes auch zu messen. Im schlimmsten Fall wird eine Software angeschafft, die nicht auf den Betrieb passt, sei es weil sie über- oder unterdimensioniert ist oder aber weil sie für den gewünschten Zweck nicht einsetzbar ist. Erst am Ende der obigen Checkliste sollte die Erstellung eines Lastenheftes und anhand dessen des Pflichtenheftes stehen. Um eine Fehlinvestition zu verhindern, sollte man dabei frühzeitig unterschiedliche Beratung (Technik, Steuer, Recht) in Anspruch nehmen.
© 2007 Kanzlei Flick Rechtsanwälte, Colonnaden 18, 20354 Hamburg
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