Mandantenstruktur



Der Schwerpunkt unserer Beratung liegt im Bereich von mittelständischen Unternehmen. Dabei bieten wir IT-Häusern und Multimediagenturen eine rumdum-Service und beraten in allen wichtigen Rechtsfragen der Branche. Für Start-Ups bieten wir vergüstigte Konditionen an, sprechen Sie uns gerne darauf an. Im Bereich der sog. "old economy", die nach unserer Erfahrung sehr viel fortschrittlicher und zukunftsorientierter ist als ihr Ruf betreuen wir auch bei der Einführung von Software-Systemen und Fragen des aufkommen Zeitalters der Fertigungsautomations "Internet 4.0". Auf den folgenden Seiten stellen wir Ihnen weitere Informationen über unsere Kanzlei zur Verfügung.

Vertragsgestaltung als Beispiel der Zusammenarbeit

Gute Verträge sind die Basis jeder erfolgreichen unternehmerischen Tätigkeit. Gleichgültig ob ein Vertrag mit einem Kunden, einem Lieferanten, einem Mitarbeiter oder bloß mit dem Vermieter geschlossen wird; in jedem Fall geht es immer um Gewinn- bzw. Nutzenoptimierung und Kostenminimierung. Die wirtschaftlichen Konsequenzen von Verträgen spiegeln sich aber nicht nur in den vertraglich verankerten Zahlen wider. Bei jeder Vertragsabwicklung ist mit Schwierigkeiten zu rechnen, deren Tragweite oft erst nach Vertragsdurchführung klar wird. Aus einem anscheinend lukrativen Vertrag kann dann schnell ein Verlustgeschäft werden.

Es ist daher wichtig, für die verschiedenen Vertragstypen die unterschiedlichen wirtschaftlichen und rechtlichen Risiken vorauszusehen und präventiv zu regeln. Darüber hinaus ist es selbstverständlich, die Vertragsfreiheit möglichst weit zu eigenen Gunsten, gleichwohl konform mit geltenden gesetzlichen Rahmenbedingungen, auszuformulieren.

Jeder sollte auch prüfen, ob er für das jeweilige Geschäft den richtigen Vertragspartner gefunden hat. Bei einfachen Dienstleistungen wie Telefonie oder Standardsoftware wird man nur das Produkt bewerten. Je komplizierter das Leistungsgefüge jedoch wird, umso genauer sollte man sich auch fragen, ob der Vertragspartner nach Art des Unternehmensführung, wirtschaftlicher Machtstellung, Unternehmenskultur und Größe des Projektteams zu einem passt. Je ungleicher dieses Verhältnis ist, desto eher wird es im Laufe der Zusammenarbeit zu Streitigkeiten kommen, weil der eine Vertragspartner den anderen überwiegt und daher keinerlei Rücksicht nimmt oder der andere nur noch mit Zwangsmitteln drohen kann, weil er sonst kein Gehör erhält.

In diesem Zusammenhang ist auch interessant, dass unser westliches Verständnis vom "pacta sunt servanda" (Verträge müssen eingehalten werden) nicht in allen Kulturkreisen so verstanden wird. Zwar haben aufgrund internationaler Abkommen mittlerweile fast alle westlich orientierten Länder ein vergleichbares System von gesetzlichen Regelungen über Verträge, die Unterschiede in der gelebten Vertragskultur sind jedoch zum Teil erheblich. So wird in östlichen Kulturen ein Vertrag nur als formelles Resultat einer nicht rechtlich sondern sozial verstandenen Bindung angesehen, die den anderen im Kern nicht verletzen darf und Änderungen zugänglich sein muss (vgl. Heussen; Handbuch Vertragsverhandlung und Vertragsmanagement). Dies muss man zumindest wissen, wenn man Verträge in diesen Regionen abschließt.

Aber auch in unseren Bereichen beginnt ein Vertrag mit den Vertragsverhandlungen als "soziales Ritual" (Negotiation Dance) und diese geben einem Gelegenheit, nicht nur die rechtlichen Vorteile durchzusetzen sondern auch seinen künftigen Vertragspartner kennenzulernen und dessen Vertragskultur einzuschätzen. Die Grenzen der gestalterischen Möglichkeiten ergeben sich dabei nur aus folgenden Gesichtspunkten:

- zwingende gesetzliche Vorschriften
- eventuell unmittelbar geltendes EG-Recht
- keine Sittenwidrigkeit von Verträgen (z.B. Knebelverträge)
- bei Standardverträgen Vorgaben der AGB-Bestimmungen (§§ 305 ff BGB)
- bei Auslandsbezug Vorgaben aus dem internationalen Privatrecht

Statistiken über Erfolgsraten z.B. von Projektverträgen im Softwarebereich schwanken sehr, sind aber alle nicht besonders ermunternd. Dabei sinkt die Erfolgsrate, je größer die Anzahl der beteiligten Personen ist (vgl. Untersuchung der Standish Group von 1995: nur 42% erfolgreiche Projekte bei mehr als 20 beteiligten Personen). Ein Großteil der späteren Streitigkeiten in Projektverträgen sind also auf menschliche Schwächen und darauf zurückzuführen, dass sich die Vertragsparteien nicht richtig über den Vertragsgegenstand geeinigt haben. Dann ist es auch fast schon egal, welche rechtlichen Regelungen man durchsetzen kann. Gerade im Softwarevereich zeigt sich jedoch immer wieder, dass die Vorstellungen weit auseinanderliegen und die Parteien in vielen Bereichen "aneinander vorbeireden". Dies rührt wohl daher, dass der Besteller zwar seine eigenen Geschäftsabläufe jedoch weniger softwarespezifische Probleme bei der Umsetzung kennt. Das Softwarehaus wiederum kennt vielleicht die Kosten der Umsetzung und die Probleme der Softwareanforderungen, unterschätzt jedoch die Arbeitsschritte und Umstellungen der Prozesse im Hause des Auftraggebers. Diese Unfähigkeit sich in den Vertragspartner hineinzudenken findet man in allen Branchen. Die daraus resultierenden Konflikte lassen sich daher auf alle Projektverträge übertragen, sei es nun ein größeres Einkaufszentrum, das gebaut werden soll, oder eine Fertigungsstraße in einer Fabrik.

Für eine erfolgreiche Vertragsbeziehung muss man also zunächst einmal vorab seine eigenen Ziele und "K.O.-Kriterien" bestimmen und dann aber auch die kritischen Faktoren des Vertragspartners ergründen, so dass man hierüber eine für beide Seiten annehmbare Vereinbarung trifft. Hilfreich sind hierbei Checklisten, die durch Erfahrungen im eigenen Hause, im Konzern oder befreundeter Unternehmer zu ergänzen sind. Diese einzelnen Menüpunkte sind abzuarbeiten und auch gegenüber dem Vertragspartner offen anzusprechen. Später wird es sich meist rächen, wenn man zwar Lücken im Vertrag erkennt, sie jedoch aus Gründen einer vermeintlich besseren Rechtsposition nicht ansprechen will. Oft spielt hier auch Scham oder Höflichkeit eine Rolle. Wenn man jedoch erst nach Vertragsschluss im Laufe des Projektes entdeckt, dass die Vorstellungen über ein gutes Geschäft weit auseinanderliegen, wird es zwangsläufig zu Streitigkeiten und somit zu Verzögerungen kommen. Je nach Bedeutung und Umfang des Projektes können solche Verzögerungen jedoch unternehmenskritisch werden.

Je umfangreicher ein Projekt ist, desto eher sollte man nicht nur einen detaillierten Projektplan sondern auch seine Vertragsziele vorab grafisch darstellen. Niemand würde wohl ein Einfamilienhaus ohne vorherige Berechnung, Planung und Vertragsgestaltung bauen. Erstaunlicherweise werden aber gerade im Softwarebereich immer wieder Projekte, die in den Kosten Einfamilienhäuser noch übersteigen können, ohne vorherigen Abschluss von Verträgen, ja manchmal sogar ohne Planung begonnen. Nicht selten wird versucht, bei ersten Streitigkeiten dann noch schnell einen Formularvertrag unterschrieben zu bekommen. Nicht nur aus juristischer Sicht sondern auch aus der Sicht eines ordentlichen Kaufmanns (Achtung! Haftung des Geschäftsführers) ist eine solche Vorgehensweise sicher nicht angemessen. Es gibt hierzu zahlreiche Möglichkeiten, bestimmte Vertragsmodelle grafisch darzustellen. Werkzeuge wie "Mind Manager" vereinfachen die systematische Darstellung von Zusammenwirken und Verantwortungsbereichen in einem Projekt.

Wenn man seine Ziele gefunden hat, sollte man daneben auch "seine Hausaufgaben" machen, was für den Bereich des Projektvertrages bedeutet, dass man Kompetenzen und Verantwortlichkeiten im eigenen Hause regelt. Es ist darauf zu achten, dass die an dem Projekt beteiligten Mitarbeiter jederzeit folgende Kriterien erfüllen oder sich zumindest unverzüglich beschaffen können:

- Verfügbarkeit richtiger Informationen
- fachliche Kompetenz
- Entscheidungskompetenz
- Zuverlässigkeit
- Entschlossenheit
- keine Anhäufung von Privatwissen
- soziale Kompetenz
- Kompromiss- und Improvisationsbereitschaft

Je komplizierter das Projekt ist, desto weniger wird man sich darauf verlassen können, dass der andere Vertragspartner den nötigen Überblick hat. Bei größeren Softwareprojekten wird man z.B. nicht umhinkommen, sich eigene Fachkompetenz für den Softwarebereich anzueignen, sei es durch eigene IT-Fachleute oder durch externe Berater. Jedenfalls bei Projekten mit sechsstelligem Auftragswert sollte man immer vor Beauftragung eines Softwarehauses ein Anforderungsprofil durch eine unabhängige Beraterfirma erstellen lassen.

Erst danach schließen sich dann die Vertragsverhandlungen an, bei denen man versucht, die eigenen Ziele durchzusetzen. Auch hier ist es ratsam, sich vor Einstieg in die Verhandlungen bereits eine Taktik für die Verhandlung gemacht zu haben. Ziele sollten nach Wichtigkeit eingestuft werden, von denen man je nach Stufe bereit ist, mehr oder weniger abzuweichen. Jeder wird absolute Kriterien haben, die einen Vertrag scheitern lassen. Dann gibt es wiederum Punkte, bei denen man sich mit einer anteiligen Durchsetzung zufrieden geben würde. Wieder andere Regelungen sind für einen völlig unwichtig. Diese Punkte kann man aber nur angemessen berücksichtigen, wenn man sich vorher Sicherheit über deren Bedeutung verschafft hat, was nur aufgrund einer sauberen Planung möglich ist. Was hilft einem z.B. eine sehr günstige ERP-Software mit Zahlungsziel erst nach mangelfreier Übergabe und anschließender mangelfreier Testphase von 6 Monaten, wenn darin aber keine garantierte Wartung über die nächsten 7 Jahre beinhaltet ist? Dann kann bei Einstellung der Pflege nach einigen Jahren (sofern zulässig) die noch so günstige Lösung rausgeschmissenes Geld sein, weil die Software durch Gesetzes- oder Produktänderungen nicht mehr zu gebrauchen ist. Wenn man aber andererseits die wichtigen Punkte durchgesetzt hat, sollte man vielleicht schon im Interesse des Vertragsfriedens nicht bei allen Nebenschauplätzen auf 100% Erfüllung bestehen. Wenn man hingegen mehrere vertragskritische Punkte nicht durchverhandelt bekommt, sollte man auch nicht davor zurückschrecken, die Verhandlungen abzubrechen. Vertragsfreiheit bedeutet auch, dass man von niemanden gezwungen werden kann, ein bestimmtes Geschäft abzuschließen.

Am Schluss dieser Planung und Verhandlung steht dann der eigentliche Vertragsentwurf. Hier empfiehlt es sich, eine einfache, klare Sprache zu wählen. Wie heisst es: "Der Vertrag ist das Gesetz des kleinen Mannes!" Das soll heißen, die Parteien können hier im Rahmen des zwingenden Rechtes alles formulieren. Man ist nicht an bestimmte juristische Fachbegriffe gebunden. Die Erfahrung lehrt auch, je einfacher man formuliert, desto näher kommt man an die gewünschte Regelung, weil nur einfache Formulierungen dazu führen, eine Regelung zu Ende zu denken. Man sollte immer bedenken, dass ein Vertrag im Zweifel auch für den Richter geschrieben ist und Gerichtssprache ist bekanntlich Deutsch. Nicht jeder Richter wird Begriffe wie "EDI" oder "User-Account" kennen. Verwendet man dennoch solche Anglizismen besteht zum einen die Gefahr, dass der Richter sie falsch auslegt, zum anderen dass ein Vertragsteil darunter vielleicht selbst etwas anderes versteht als der andere.

In diesem Zusammenhang erlauben wir uns auch noch eine Anmerkung nicht nur in Eigenwerbung: Es zahlt sich aus, einen Anwalt so früh wie möglich, bestenfalls noch vor Formulierung des ersten Vertragsentwurfes einzuschalten. Nicht selten werden bereits in Vorverhandlungen vertragliche (Neben-)Pflichten eingegangen, die man rechtlich einschätzen können muss. Man sollte auch immer versuchen, selbst den ersten Vertragsentwurf zu schreiben, wenn dies möglich ist. Wer den Vertrag schreibt, gibt den Tenor vor. Das sollte man nicht unterschätzen und nicht aus Beqemlichkeit oder aus Höflichkeit darauf verzichten.

Abschließend merken wir noch zur gelebten Vertragskultur an, dass es nicht ehrenrührig ist, auf Erfüllung von Verträgen zu bestehen. Wir teilen nicht die Auffassung mancher Entscheidungsträger, dass "gute Verträge in der Schublade verschwinden können". Keinesfalls möchten wir hier der Formalienreiterei das Wort reden. Jedoch muss man feststellen, dass es in vielen gescheiterten Projekten nicht zu einem Kollaps gekommen wäre, wenn sich eine Partei frühzeitig auf vertragsgemäße Erfüllung berufen hätte. Wer z.B. nicht haargenau darauf achtet, wann ein Change Request (Änderungswunsch) oder eine Fehlerbeseitigung vorliegt und erstere unter Hinweis auf vertragliche Lieferfristen ablehnt, braucht sich nicht wundern, wenn er sich am Ende erheblichen Minderungen wegen verspäteter Lieferung ausgesetzt sieht. Ein frühzeitiger Hinweis kann dem Gegner auch den Wind aus den segeln nehmen, wenn er glaubt, er könne nachverhandeln. Wie in allen Lebenslagen gilt eben auch beim Verweis auf den Vertrag: Der Ton macht die Musik.

Auftreten vor Gericht

Gerade im Bereich des IT-Rechtes ist es oft fraglich, ob ein langwieriger und kostspieliger Rechtsstreit eine Lösung des Problems darstellen kann. Oft bekommt man ein letztinstanzliches Urteil erst nach einigen JAhren. In dieser Zeit hat sich die gesamte BRanche bereits um Welten weiter entwickelt und die vielleicht ursprünglich mangelhafte Software ist bereits durch mehrere Updates auf einem völlig anderen Release als zu Beginn des Rechtsstreits. Gleichwohl kann es manchmal geboten sein, bestehende Ansprüche auch mit gerichtlicher Hilfe durchzusetzen. Dabei ist es wichtig, dass man über ausreichende prozessuale Erfahrung verfügt und die technischen Besonderheiten des Falles einem Gericht vermitteln zu können. Selbstverständlich vertreten wir unsere Mandanten auch bundesweit vor Gericht.